OR.2510.3..2021  
   
Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe dla  Starostwa Powiatowego w Tarnobrzegu zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o Pracowniczych Planach Kapitałowych (t.j. Dz.U. z 2020 r., poz. 1342 z póź. zm.).
 
Nazwa i adres Zamawiającego.
 
Starostwo Powiatowe w Tarnobrzegu
ul.1 Maja 4
39 – 400 Tarnobrzeg
NIP  867 18 84 013                  REGON : 830413410
 
Telefon: +15 8223922
Strona internetowa: http://tarnobrzeski.pl
e-mail : powiat@tarnobrzeski
Godziny urzędowania: 7:30-15:30
 
 
II. Tryb udzielenia zamówienia.

1. Do niniejszego zamówienia nie stosuje się przepisów art. 2 ust.1, ustawy z dnia 11 września  2019 r.  Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2019r., poz. 2019,z póź. zm.)
2. Niniejsze postępowanie o udzielenie zamówienia prowadzone jest z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, jawności i przejrzystości.

 
 
III. Opis przedmiotu i zakresu zamówienia
kod CPV: 66131100-8 Usługi inwestycji w fundusze emerytalno-rentowe
Opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest wybór Instytucji Finansowej, zarządzającej i prowadzącej Pracownicze Plany Kapitałowe dla Starostwa Powiatowego w Tarnobrzegu, zgodnie z warunkami zawartymi w niniejszym zapytaniu oraz na zasadach określonych w ustawie z dnia 4 października 2018 r. o pracowniczych planach kapitałowych (t.j. Dz.U.z 2020r., poz. 1342 z póź. zm.)  zwanej  dalej PPK.
2. W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca:

1. będzie wykonywał obowiązki wynikające z ustawy o PPK,
2. opracuje wstępny harmonogram wdrożenia,
4. nie będzie pobierał żadnych innych opłat, oprócz opłat za zarządzanie, prowadzenie i opłat za osiągnięty wynik,
5. zapewni bezpłatny  internetowy serwis informacyjny umożliwiający imienne sprawdzanie wielkości zgromadzonego kapitału dla uczestników PPK,
6. bezpłatnie przeprowadzi w siedzibie Zamawiającego spotkania informacyjne oraz dostarczy bezpłatnie materiały informacyjne w wersji papierowej i elektronicznej dla pracowników w terminie ustalonym z Zamawiającym przed podpisaniem umowy o prowadzenie PPK*,
7. bezpłatnie przeprowadzi w siedzibie Zamawiającego szkolenia uczestników PPK w zakresie obsługi  indywidualnego konta w terminie ustalonym z Zamawiającym po podpisaniu umowy o prowadzenie PPK*,
8. bezpłatnie zapewni instruktarz   stanowiskowy z zakresu obsługi  technicznej systemu informatycznego Wykonawcy służącego do obsługi PPK dla wskazanych pracowników Zamawiającego,
9. wyznaczy dedykowanego opiekuna,
10. przygotuje pełną dokumentację i wzory dokumentów dotyczących PPK w wersji papierowej i elektronicznej,
10. zapewni bezpłatnie niezbędne wsparcie techniczne w procesie konfiguracji generowania danych oraz  ich przekazywania do instytucji finansowej , w godzinach pracy Zamawiającego,
11. zapewni ochronę danych osobowych pracowników.

 

3.  Zamawiający, według stanu na dzień 31.01.2021 r. zgodnie z definicją zawartą w ustawie o PPK zatrudnia 64 pracowników, o następującej strukturze wiekowej:

 
 
IV. Warunki udziału w postępowaniu
W postępowaniu mogą wziąć udział Oferenci, którzy:

1. posiadają wpis do ewidencji PPK prowadzonej przez Polski Fundusz Rozwoju. Zamawiający zweryfikuje spełnienie warunku za pomocą strony https://www.mojeppk.pl/lista-instytucji-finansowych.html ,
2. nie wszczęto wobec nich postępowania o ogłoszenie upadłości/likwidacji oraz nie została ogłoszona wobec nich upadłość/ likwidacja.

 
V. Termin realizacji zamówienia

1. zawarcie umowy o zarządzanie PPK nie później niż do 26 marca 2021r.,
2. zawarcie umów o prowadzenie PPK nie później niż do 10 kwietnia 2021r.

Umowy zostaną zawarte na czas nieokreślony.
 
VI. Kryteria oceny ofert

1. Zamawiający przy wyborze oferty  będzie się kierował poniższymi kryteriami o następujących wagach:

1. wynagrodzenie stałe za zarządzanie PPK [%] – 60 punktów,
2. wynagrodzenie zmienne za osiągnięty wynik [%]– 30  punktów,
3. doświadczenie w zakresie zarządzania funduszami Inwestycyjnymi – 5 punktów,
4. doświadczenie w zakresie zarządzania funduszami emerytalnymi –   5 punktów.

 

2. Znaczenie i opis oceny poszczególnych kryteriów oferty:

Kryterium oceny ofert	Liczba punktów
WS - Wynagrodzenie stałe za zarządzanie PPK [%]   Wynagrodzenie za zarządzanie PPK zgodnie z art. 49 ust. 1 ustawy o PPK - procent wartości aktywów netto funduszu w skali roku (nie wyższa niż 0,5 %). Zamawiający oceni dane kryterium na podstawie wartości wskazanych przez Wykonawcę w ofercie.   Zasady przyznawanej punktacji:   a) Wynagrodzenie stałe za zarządzanie PPK.                          Najniższe wynagrodzenie stałe spośród złożonych ofert Wartość           = ------------------------------------------------ x 60 punktowa       Wynagrodzenie stałe  badanej oferty     Maksymalna liczba punktów do uzyskania przez Wykonawcę w danym kryterium to 60  pkt.	max. 60
WZ - Wynagrodzenie zmienne - za osiągnięty wynik [%] . Wynagrodzenie za osiągnięty wynik zgodnie z art. 49 ust. 3 ustawy o PPK - procent wartości aktywów netto funduszu w skali roku (nie wyższa niż 0,1%). Zamawiający oceni dane kryterium na podstawie wartości wskazanych przez Wykonawcę w ofercie.                                       Najniższe wynagrodzenie zmienne spośród złożonych ofert Wartość punktowa  =                    ------------------------------------------------ x30                                                                                        Wynagrodzenie  zmienne  badanej oferty   Maksymalna liczba punktów do uzyskania przez Wykonawcę w danym kryterium to 30 pkt.	max. 30
Doświadczenie na polskim rynku w zakresie zarządzania funduszami Inwestycyjnymi (DI). Powyższe kryterium Zamawiający będzie punktował następująco: 0 - 3 lat – 0 pkt 4 - 6 lat –1 pkt 7 – 9  lat – 2 pkt 10 – 12 lat – 3 pkt 13 – 15 lat –  4 pkt ≥16 – 5 pkt Zamawiający oceni dane kryterium na podstawie wartości wskazanych przez Wykonawcę w ofercie	max. 5
Doświadczenie na polskim rynku w zakresie zarządzania funduszami emerytalnymi (DE) Powyższe kryterium Zamawiający będzie punktował następująco: 0-3 lat – 0 pkt 4- 6  lat – 1 pkt 7 – 9 lat – 2 pkt 10 -12 lat – 3 pkt 13 – 15 lat – 4pkt ≥ 16 lat – 5 pkt Zamawiający oceni dane kryterium na podstawie wartości wskazanych przez Wykonawcę w ofercie	max. 5

 

3. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta Wykonawcy, która uzyska łącznie największą liczbę punktów (C) w ramach kryteriów oceny ofert, zgodnie z poniższym wzorem:

 
Ostateczna ocena punktowa (C) wyliczana będzie wg wzoru:
C = WS + WZ +  DI + DE; gdzie:
WS – oznacza kryterium „wynagrodzenie stałe za zarządzanie PPK [%]”
WZ – oznacza kryterium „wynagrodzenie zmienne  - za osiągnięty wynik [%]”
DI – oznacza kryterium „doświadczenie w zakresie zarządzania funduszami Inwestycyjnymi”
DE – oznacza kryterium „doświadczenie w zakresie zarządzania funduszami emerytalnymi”.
 
Punkty zostaną obliczone w zaokrągleniu do drugiego miejsca po przecinku.
 

4. Zamawiający zastrzega sobie prawo poprawienia w ofercie oczywistych omyłek pisarskich, oczywistych omyłek rachunkowych, z uwzględnieniem konsekwencji rachunkowych dokonanych poprawek oraz innych omyłek polegających na niezgodności oferty z Ogłoszeniem o zamówieniu, niepowodujących istotnych zmian w treści oferty.
5. Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert uzyska taką samą liczbę punktów, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższym wynagrodzeniem stałym za zarządzanie PPK, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej wartości (wynagrodzeniem stałym za zarządzanie PPK), Zamawiający  wybierze ofertę z niższym wynagrodzeniem zmiennym.

 
VII. Sposób przygotowania oferty

1. Oferta winna zawierać:

1. wypełniony formularz oferty - zgodny ze wzorem stanowiącym załącznik nr 1 do Ogłoszenia o zamówieniu, zawierający w szczególności: wynagrodzenie stałe i zmienne oraz oświadczenia o akceptacji wszystkich postanowień Ogłoszenia o zamówieniu bez zastrzeżeń,
2. pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile prawo do podpisania oferty nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą,
3. wzory umów na zarządzanie i prowadzenie PPK.
   Zaproponowane wzory mogą podlegać negocjacjom i wymagają akceptacji Zamawiającego.

2. Ofertę należy złożyć na załączonym do niniejszego zapytania Formularzu oferty stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania.
3. W przypadku składania oferty przez pełnomocnika – wymagany oryginał pełnomocnictwa lub kopia poświadczona za zgodność z oryginałem.
4. Formularz oferty wraz z załącznikami należy, złożyć  bezpośrednio   w sekretariacie  Starostwa, pokój Nr 17  lub przesłać   na adres: Starostwo Powiatowe w Tarnobrzegu, ul 1 Maja 4, 39 – 400 Tarnobrzeg.

5. Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
6. W przypadku, gdy informacje zawarte w ofercie stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, co do których Wykonawca zastrzega, że nie mogą być udostępniane innym uczestnikom postępowania, muszą być oznaczone klauzulą: „Informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust.2  ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (t.j. Dz.U. z 2020r.  poz. 1913). Zaleca się, aby były wyraźnie oddzielone od pozostałej części oferty. Zgodnie z normą wyrażoną w powyższym artykule przez tajemnicę przedsiębiorstwa rozumie się nieujawnione do wiadomości publicznej informacje techniczne, technologiczne, organizacyjne przedsiębiorstwa lub inne informacje posiadające wartość gospodarczą, co do których przedsiębiorca podjął niezbędne działania w celu zachowania ich poufności. W przypadku braku wyraźnego oznaczenia dokumentów stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiający wszystkie dokumenty składające się na treść oferty uzna za jawne.
7. Ocena i badanie ofert:

1. w przypadku, gdy dokumenty niezbędne do przeprowadzenia postępowania są niekompletne, zawierają błędy lub budzą wskazane przez Zamawiającego wątpliwości, Zamawiający przed udzieleniem zamówienia, wezwie Wykonawcę, którego oferta została najwyżej oceniona, do ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub do udzielenia wyjaśnień, chyba że mimo ich złożenia, uzupełnienia lub poprawienia lub udzielenia wyjaśnień oferta wykonawcy podlega odrzuceniu albo konieczne byłoby unieważnienie postępowania,
2. zamawiający zastrzega sobie prawo do rezygnacji z udzielenia zamówienia,
3. Zamawiający odrzuci ofertę Wykonawcy w przypadku, gdy nie będzie spełniała wymagań określonych w Ogłoszeniu o zamówieniu,
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo nie wybrania żadnej oferty bez podania przyczyny,
5. Zamawiający nie przewiduje zwrotu kosztów związanych z udziałem w przedmiotowym postępowaniu w szczególności związanych z przygotowaniem oferty,

 
VIII. Informacje o sposobie porozumiewania się Zamawiającego z Wykonawcami.

1. Osobą upoważnioną do kontaktów z wykonawcami w sprawach dotyczących przeprowadzanej procedury są:
   Kazimierz Błasiak,
   Halina Hukiewicz-Czajka,
   Adrian Kiełbowicz.

2. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z wnioskiem o wyjaśnienie treści Zapytania. Zamawiający jest zobowiązany udzielić wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania wpłynął do Zamawiającego nie później niż do końca dnia, w którym upływa połowa wyznaczonego terminu składania ofert.

 
IX. Termin związania ofertą.

1. Wykonawca jest związany ofertą przez okres 40 dni.
2. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert.

 
X. Termin składania ofert.

1. Oferty należy składać  do dnia 23.02.2021r. do godz.10:00
   Otwarcie ofert nastąpi w siedzibie Zamawiającego: Sala Nr 19, w dniu  23.02.2021r. o godz. 10:30.
2. Bezpośrednio po otwarciu ofert zamawiający opublikuje informację z otwarcia ofert w Biuletynie Informacji Publicznej.

 
XI. Odrzucenie oferty
W niniejszym postępowaniu zostanie odrzucona oferta Wykonawcy, który:

1. złoży ofertę niezgodną z treścią niniejszego Zapytania,
2. nie spełnia warunków udziału w postępowaniu,
3. złożył ofertę po terminie składania ofert.

 
XII. Informacje  Istotne dla stron postanowienia.

1. Zamawiający wymagać będzie  załączenia do oferty wzorów umów na zarządzanie i prowadzenie PPK. 
2. Zaproponowane wzory mogą podlegać negocjacjom i wymagają akceptacji Zamawiającego.
3. Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana, uchyla się  od zawarcia umowy Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert bez przeprowadzania ich ponownego badania i oceny, chyba że zachodzą przesłanki unieważnienia postępowania.

 
 
XIII. Klauzula dotycząca RODO
 

• administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Starostwo Powiatowe w Tarnobrzegu  ul. 1 Maja 4, 39-400 Tarnobrzeg;

• inspektorem ochrony danych osobowych  Pani Marta Kopyto, adres e-mail: powiat@tarnobrzesk.pl;

• Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego OR.2510.3.2021.

• Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane,  przez okres 4 lat od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia,
• w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;

• posiada Pani/Pan:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;
• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych ;
• na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO; 
• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO;

• nie przysługuje Pani/Panu:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

 
XIV. Informacje o formalnościach, jakie powinny zostać dopełnione po wyborze oferty. 

1. Niezwłocznie po wyborze najkorzystniejszej oferty, Zamawiający zawiadomi Wykonawców (za pośrednictwem poczty elektronicznej na adresy a-mail wskazane w ofertach), którzy złożyli oferty o wyborze najkorzystniejszej oferty, podając nazwę podmiotu którego ofertę wybrano, a także nazwy  podmiotów które złożyły oferty oraz łączną punktację przyznaną ofertom.
2. Niezwłocznie po udzieleniu zamówienia Zamawiający zamieści w Biuletynie Informacji Publicznej  informację o udzieleniu zamówienia podmiotu, z którym została zawarta umowa w sprawie zamówienia. W razie nieudzielenia zamówienia zamawiający niezwłocznie zamieści  w BIP  informację o nieudzieleniu zamówienia.

 
XV. Unieważnienie postępowania.
Zamawiający może unieważnić postępowanie w następujących okolicznościach:

1. nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu,
2. wystąpiła istotna zmiana okoliczności powodująca, że prowadzenie postępowania lub wykonanie zamówienia nie leży w interesie publicznym, czego nie można było wcześniej przewidzieć,
3. postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą uniemożliwiającą zawarcie niepodlegającej unieważnieniu umowie.